Consultabilità
La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”; quali categorie di dati personali meritino speciale protezione è però definito dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (GDPR).
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione de:
i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
i documenti contenti dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
i documenti contenenti dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
i documenti contenenti dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
Il Ministero dell’interno può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli Archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini sopra indicati. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata all’Archivio dove si intende effettuare la ricerca; il direttore dell’Istituto provvede ad inoltrarla, con il proprio parere, all’Ispettorato per i servizi archivistici del Ministero dell’interno, che decide sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno (d. lgs. 42/2004, art. 123).
I documenti per i quali è autorizzata la consultazione anticipata conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione (d. lgs. 42/2004, art. 123).
Non tutti i dati personali che possono essere consultati possono essere pubblicati. Il d. lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali distingue, infatti, fra “comunicazione” e “diffusione” dei dati personali (art. 2-ter). Nelle sale di lettura degli Archivi di Stato i documenti contenenti dati personali vengono “comunicati” agli utenti, che se li pubblicano li stanno “diffondendo”. La diffusione di dati personali a scopo di ricerca storica deve essere effettuata nel rispetto delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica.