Il Servizio trasparenza e comunicazione, prima della sua istituzione ha alle spalle fin dal 1999 una storia assai complessa. Le competenze e funzioni che assolve, ad esempio per le relazioni con il pubblico, risalgono infatti al 1999, quando con LR n. 31 del 13 novembre 1998 relativa alla disciplina del personale regionale e dell'organizzazione degli uffici della Regione, all'art. 20 L’ufficio per le relazioni con il pubblico è istituito presso la Presidenza della Giunta.
Nel 2000 subentra il Servizio delle relazioni con il pubblico e della comunicazione istituzionale che oltre ad acquisire le funzioni dell'URP, si occupa anche di comunicazione istituzionale (fino ad allora di pertinenza della Presidenza della Giunta).
Un anno più tardi, nell'ottobre del 2001, il Servizio è suddiviso in due nuovi servizi: il Servizio di relazioni con il pubblico, valorizzazione della comunicazione interna e accesso agli atti dell'Amministrazione ed il Servizio della comunicazione istituzionale.
L'attuale Servizio trasparenza e comunicazione nasce nel 2005, quando con DPGR n. 66 del 28 aprile, si ripropone la fusione dei due servizi, istituiti 2001, in un unico servizio, con le seguenti funzioni:
1. coordinamento delle attività degli uffici relazioni con il pubblico dell'amministrazione regionale (URP);
2. cura dei rapporti con gli uffici di relazione con il pubblico delle altre amministrazioni;
3. raccolta ed inserimento, per la pubblicazione sul sito istituzionale, delle notizie sugli atti, dei dati relativi all'organigramma ed alle procedure dell'amministrazione;
4. studio e la rielaborazione, a fini divulgativi, di normative e strumenti inerenti la comunicazione interna e l'accesso ai documenti amministrativi;
5. studio e predispone degli strumenti per il monitoraggio della qualità dei servizi offerti agli utenti esterni ed interni, promuovendo e coordinando indagini/interviste per le diverse utenze (customer satisfaction) finalizzate anche alla rilevazione dei suggerimenti relativi alla mancanza di servizi e al miglioramento degli attuali, formula d'intesa con le strutture interessate ipotesi di miglioramento;
6. gestione del front-office della Presidenza e dell'esercizio del diritto di accesso;
7. promozione dell'attività degli uffici relazioni con il pubblico presso varie utenze esterne;
8. coordinamento e gestione del sito web istituzionale della Regione;
9. disciplina e coordina le attività degli archivi correnti e di deposito;
10. provvede al coordinamento attuativo delle norme di tutela dell'accesso (L 241/90) e allo studio, aggiornamento e divulgazione della normativa sulla privacy (DLgs.vo 196/2003 e successive modifiche);
11. provvede alla programmazione e gestione della comunicazione istituzionale e della promozione della Regione;
12. fornisce supporto alle attività dell'ufficio stampa della Regione.
La struttura organizzativa iniziale doveva comporsi di 6 settori, caratterizzata dall'accorpamento del settore progettazione e programmazione delle applicazioni connesse al sito internet e settore Gestione redazionale dei contenuti e controllo dei flussi informativi e documentali interni ed esterni all'Amministrazione inerenti al sito istituzionale (istituiti nel 2004, vedi DPGR del 16 giugno 2004 e la determinazione del Direttore generale n. 47 del 31 dicembre 2004), in un unico settore denominato settore sito internet: gestione redazionale e controllo dei flussi informativi e documentali interni ed esterni all'amministrazione, e la creazione del settore documentazione patrimonio regionale editoriale audiovisivo, fotografico:
1. Settore monitoraggio flussi informativi della rete degli UURRPP e banche dati
2. Settore front-office della Presidenza della Regione
3. Settore comunicazione, divulgazione informativa e diritto di accesso
4. Settore coordinamento delle attività degli archivi correnti e di deposito della Regione
5. Settore documentazione patrimonio regionale editoriale audiovisivo, fotografico
6. Settore sito internet: gestione redazionale e controllo dei flussi informativi e documentali interni ed esterni all'amministrazione
Successivamente, a luglio, con decreto dell'Assessorato affari generali, personale e riforma della Regione n. 675 del 14 luglio 2005 è nominato direttore del Servizio Trasparenza e Comunicazione Michela Laura Melis, con l'attribuzione delle competenze del Servizio relazioni con il pubblico, valorizzazione della comunicazione interna e accesso agli atti e del Servizio comunicazione istituzionale.
Nel mese di novembre si ridefinisce anche l'organigramma (vedi l'allegato alle determinazioni del Direttore generale della Presidenza n. 26 del 31.10.2005 e n. 28 del 30.11.2005), riducendo a 3 i settori che costituiscono il Servizio:
1. Settore della comunicazione istituzionale
2. Settore della gestione degli strumenti per l'esercizio del diritto di accesso
3. Settore delle attività degli archivi e di deposito della Regione
L'attuale struttura organizzativa del Servizio è sostanzialmente uguale a quella definita nel 2005: con i 3 settori a cui si aggiungono 2 gruppi di lavoro non comportanti titolarità organizzativa sulla base dei criteri per la riorganizzazione degli uffici dirigenziali dell'Amministrazione e direttive generali sull'organizzazione interna fissati con deliberazione n. 4/24 del 10 febbraio 2005.
Il Servizio è così strutturato:
1. Settore della comunicazione istituzionale – compiti: comunicazione e pubblicità istituzionale, diritto d'accesso ai documenti amministrativi; attività: predisposizione strumenti per l'esercizio del diritto d'accesso all'interno dell'Amministrazione Regionale, revisione e aggiornamento della Procedura per l'esercizio del diritto d'accesso, tutela della privacy (DLgs.vo 196/2003), attività concernenti il personale della Rete degli UURRPP.
2. Settore dell'informazione e della gestione degli strumenti per l'esercizio del diritto d'accesso – compiti: pubblicazioni atti dell'Amministrazione, inserimento nel back-office dei documenti, verifica della corrispondenza agli standard di usabilità e accessibilità adottati per il sito istituzionale, attività di comunicazione quotidiana e costante alle redazioni (notizie e primi piani) dell'inserimento nel back-office della documentazione, pubblicazione on-line BURAS e leggi regionali. Attività: cura degli aspetti contrattuali delle attiivtà tecniche connesse alla gestione del sito istituzionale curate dalla società in house Sardegna IT, in costante raccordo con la Direzione generale per l'innovazione tecnologica, cura delle attività di pubblicazione degli EELL e organismi individuati dalle LLRR n. 2/2007 e 5/2007;
3. Settore coordinamento degli archivi correnti e di deposito - compiti: progetto SIBAR (Sistema informativo di base degli archivi regionali), applicazione del Titolario unico delle Regioni; progetto di riordino degli archivi di deposito (SIADARS).
1. gruppo di lavoro URP della Presidenza - compiti: procedimenti amministrativi, redazione notizie sul sito istituzionale, gestione dell'organigramma della Regione e delle Agenzie regionali; attività: rilevazione, aggiornamento, monitoraggio dati procedimenti dell'Amministrazione sul sito internet, pubblicazione giornaliera on-line notizie sugli atti pubblicati (back - office).
2. gruppo di lavoro per l'evasione e monitoraggio delle richieste utenza interna ed esterna, gestione reclami - compiti: gestire i contanti con la Rete degli UURRPP e con l'Amministrazione, coordinamento delle attività di contatto con l'utenza, di monitoraggio e rilevazione qualità dei servizi offerti dalla Rete, organizzazione e gestione della posta elettronica; attività: accoglienza dell'utenza (front-office), evasione delle richieste d'accesso e delle segnalazioni; raccolta dati per la fruizione da parte dell'Amministrazione e degli utenti esterni; protocollazione informatizzata della corrispondenza del Servizio.
Infine il Servizio Trasparenza e Comunicazione collabora con l'Ufficio Stampa (coordinato dal Capo Ufficio Stampa, con il compito di predisporre i comunicati stampa e redigere gli approfondimenti pubblicati nel canale notizie del sito istituzionale); il Servizio assicura, attraverso il suo personale di ruolo le attività tese alla cura e valorizzazione del materiale, filmati e foto prodotti dall'Ufficio Stampa per documentare l'attività istituzionale della Giunta regionale.